Qué es el Smart Working

El teletrabajo es la forma de trabajar que gracias a los avances tecnológicos muchísimas empresas han implementado y de las cuales sus trabajadores han descubierto múltiples ventajas. Esta metodología ha permitido la posibilidad de trabajar desde cualquier ubicación con el único requisito de poder tener acceso a un ordenador y a una conexión a internet.

Sin embargo, la forma de trabajo sigue evolucionando a pasos agigantados, el teletrabajo que conocemos se está quedando atrás y ahora están surgiendo nuevas corrientes como el llamado Smart Working.

¿Qué es el smart working?

El Smart Working plantea un modelo de trabajo basado en objetivos. Cuando hablamos de esta forma de trabajo, se habla de la capacidad total del empleado para acceder a todos los recursos necesarios que la empresa ofrece en la realización de su trabajo.

Los empleados ya no trabajan en base a una jornada laboral específica, sino que rinden y demuestran su labor en base al cumplimiento de unos objetivos, basándose en una completa confianza entre la empresa y sus trabajadores.

Para esto es necesario que la empresa dote a sus trabajadores de mayores mecanismos y accesos a la información necesaria que les permitan alcanzar un rendimiento laboral óptimo desde cualquier lugar. Esto se consigue utilizando herramientas en la nube, por ello es esencial una transformación completa de los medios de la empresa al entorno digital.

Diferencia respecto al teletrabajo

La principal diferencia, como comentaba anteriormente, es la capacidad que tiene el trabajador para adaptar su horario de trabajo a sus necesidades, ya que su trabajo ahora se basa en lograr unos objetivos específicos, lo que le permite compaginar su vida personal y laboral de la forma más satisfactoria para él.

El smart worker puede planificar su día acorde a su conveniencia, trabajar en horario nocturno, si lo desea, o incluso aprovechar los tiempos muertos para avanzar en su trabajo desde cualquier lugar en el que disponga de una conexión a internet y un ordenador. Se acabó apegarse a un horario fijo del teletrabajo como conocemos (en bloques indivisibles, no computables ni compatibles con otras actividades) y poder así, tener una flexibilidad de sus horas del día en la que poder ganar una mejor calidad de vida y conciliación.

Ventajas y desventajas del smart working

Podríamos decir que el Smart Working son todo ventajas. Esta metodología implica mejoras importantes en la conciliación de la vida familiar y laboral, además ofrece una importante reducción de gastos para el trabajador al evitarle desplazamientos a los centros de trabajo o gastos adicionales como comidas fuera del hogar… También repercute en un importante ahorro de costes para la empresa: alquiler de oficina, agua, luz, etc…

5 claves para conciliar el teletrabajo con la vida familiar

  • Establecer  un horario: es importante fijarse un horario diario para no perder tiempo durante el teletrabajo. Al principio puede ser complicado, pero te garantizamos que es totalmente necesario.
  • Adaptar el espacio de trabajo: otro punto importante es adaptar un espacio de trabajo dentro de casa, utilizándolo exclusivamente para trabajar y situándose lejos de posibles distracciones.Trabajar en la cocina o en el salón no es una buena idea, puesto que son espacios que cuentan con muchas distracciones que podrían interferir en tu trabajo.
  • Tómate descansos: durante el teletrabajo es conveniente tomarse descansos como si los hicieras en la oficina. es recomendable hacer varios descansos cortos de 5 o 10 minutos que te permita levantarte del asiento, estirar, cambiar la postura y desconectar
  • Organiza tu horario según el de tu familia: mira qué horario tiene tu familia y sus ratos libres para establecer tu horario de trabajo. Si tus hijos tienen la mañana libre, pero tienen actividades por las tardes, sería conveniente que pasaras tu horario laboral a la tarde para poder pasar más tiempo con ellos.
  • Marca tus límites: No puedes estar todo el día trabajando, debes marcar un horario límite. Por mucho trabajo que tengas estar en casa no significa que debas estar siempre disponible a cualquier hora.

Sin embargo, no todo es tan maravilloso como se plantea. Uno de los inconvenientes que tiene el smart working es el posible aumento de las distracciones de los empleados. Además de la desorganización de los equipos de trabajo debido a la deslocalización y a los horarios que manejaría cada trabajador causando problemas de comunicación y de intercambio de información entre ellos.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que es una metodología no apropiada para todos los puestos de trabajo, aquellos trabajadores que dependen de un horario de atención al público tendrían dificultades o limitaciones horarias para aplicar el Smart Working.

Herramientas esenciales para el Smart Working

Las empresas para gestionar esta forma de trabajar se apoyan en herramientas para la gestión de objetivos, unas más centradas en los RRHH y otras más centradas en la gestión de tareas y proyectos.

Entre ellas destacan:

  • Monday.com: monday.com es una plataforma flexible que ayudar a los equipos a comunicarse en contexto, obtener una vista panorámica de proyectos destacados, recursos disponibles y cronogramas de proyectos. El diseño simplista y la interfaz sencilla de monday.com hace que los equipos pueden comenzar a planificar los cronogramas, asignar la propiedad del proyecto y administrar cualquier proyecto en cuestión de minutos.
  • Mavenlink: Mavenlink es una herramienta completa que une los sistemas centrales de planificación, ejecución, contabilidad de proyectos y análisis en un solo entorno operativo. Tiene módulos para gestión de proyectos, contabilidad, gestión de recursos, inteligencia empresarial y colaboración en equipo. Además de esto, ofrece un sistema de paneles, funciones de seguimiento de gastos y tiempo en vivo, un excelente sistema de documentación. Y todas estas características, las mejores de su clase, se entregan a través de un diseño sencillo y minimalista.
  • 10,000ft: 10,000ft es un proyecto de alto nivel y software de administración de recursos. Ayuda a los equipos a tomar decisiones confiables sobre la planificación del proyecto, la capacidad del equipo, la previsión presupuestaria, la utilización del equipo y las necesidades de contratación en tiempo real.
  • Float: Float es para equipos que desean un software de administración de recursos sólido y poderoso que también sea sencillo y fácil de usar. Más de 3000 de los mejores equipos del mundo utilizan Float, incluidos Deloitte, Ogilvy, BuzzFeed y MetaLab. Su diseño simple y visual y su potente conjunto de funciones lo convierten en la elección perfecta para equipos grandes y pequeños.
  • TeamGantt: Utilizado por Amazon y Netflix, TeamGantt. Es una herramienta de gestión de proyectos con funciones de gestión de recursos como seguimiento de tiempo y presupuesto. TeamGantt se especializa en herramientas y gráficos de planificación de tareas, pero también realiza un seguimiento de las cargas de trabajo y la disponibilidad del equipo, funciones de colaboración como chat y etiquetado, y alertas personalizables.

Y aquí otras herramientas más orientadas a la gestión del tiempo y tareas de forma más personal: 

  • AnyDo: es un administrador de tareas muy simple y elegante con características potentes. Se pueden crear  tareas recurrentes y seleccionar entre las frecuencias comunes, incluidas las diarias, semanales y mensuales o configurar tu mismo la frecuencia de la tarea como “el último fin de semana del mes”. Incluye una alarma para las tareas y la posibilidad de compartirlas con tus amigos.
  • Clear: Como su nombre sugiere, Clear es una aplicación de lista de tareas simple pero elegante. Es muy fácil e intuitiva. Podrás hacer listas para organizar tu día a día de forma rápida. Pruébala con listas personales, listas de la compra, notas, números de teléfono…
  • Trello: Trello es una herramienta bastante dinámica y útil para la gestión de proyectos, ya sea individuales o en equipo de trabajo. Es bastante completa y puede utilizarse para todo tipo de proyectos. Con ella puedes gestionar las tareas por persona y por grupo, asignar actividades a través de tableros dinámicos de tareas (con funciones de arrastrar y soltar) en los que puedes modificar y programar fechas y horas de entrega. Cuenta básicamente con tres columnas predeterminadas: “Por hacer” “En proceso” “Hecho”. Sin embargo, los nombres de las columnas pueden personalizarse.
  • Calendario de Google: o Google Calendar. Un clásico calendario donde puedes programar tareas, recordatorios , eventos y fechas importantes, marcarlo con colores de acuerdo a su importancia y colocar alarmas. Es interesante porque se sincroniza lo que hagas en tu computadora en tu teléfono y viceversa, lo cual te permite mantenerlo actualizado todo el tiempo.
  • Google Keep: esta es otra herramienta de google que funciona como manejador de tareas. Puedes colocar las tareas del día o de la semana e ir tachándolas cuando la hayas realizado. También está incluida dentro de la herramienta Calendario de Google y puedes actualizarlo tanto desde tu computador como desde tu teléfono móvil. 

 

*Smart Worker: El empleado que tiene la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar a través del uso de las tecnologías en la nube con la finalidad de cumplir los objetivos marcados por su empresa.

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